Jak jedna firma księgowa z powodzeniem przeszła na zdalną działalność

10 maja 2022

Słyszałem, że do roku 2030 w dużych firmach technologicznych co najmniej połowa pracowników będzie pracować w domu, a domem może być dowolne miejsce na świecie! Z perspektywy czasów sprzed pandemii brzmi to szalenie, ale rok 2020 nauczył nas, że wszystko może się zmienić w mgnieniu oka. Wierzę, że model biznesowy naszej organizacji zmienił się na dobre, a postępowe firmy pozwolą swoim pracownikom pracować tam, gdzie czują się najbardziej kreatywni i produktywni, nawet gdy biura zaczną być ponownie otwierane. Przyszłość pracy będzie w mniejszym stopniu opierać się na absolutach, a w większym na elastyczności i zwinności.

Choć nasza firma od lat przygotowuje się do nieuniknionych zmian w sposobie działania i obsługi klientów, rok 2020 zapoczątkował milowy krok. Z technologicznego punktu widzenia mieliśmy już gotowe rozwiązania, ale nagle okazało się, że ponad 100 pracowników pracuje w domu, niemal z dnia na dzień! Skoncentrowaliśmy się wtedy na przyspieszeniu i udoskonaleniu narzędzi programowych dla naszych pracowników związanych z obsługą klienta, współpracą, komunikacją, organizacją, dodatkową edukacją w zakresie umiejętności technicznych i miękkich itp.

Ponieważ praca z każdego miejsca może stać się normą, naszym kolejnym wyzwaniem jest utrzymanie ciągłości, zachęcanie do współpracy i utrzymanie naszej kultury w rozproszonym środowisku pracy. Wraz ze wszystkimi pozytywnymi aspektami środowiska pracy zdalnej pojawia się ryzyko, że pracownicy mogą zacząć odczuwać brak zaangażowania i więzi ze współpracownikami. Są to poważne wyzwania, z którymi zmagać się będą wszystkie firmy.

Oto kilka kwestii, na których skupimy się w 2021 r:

2021 Odświeżenie kultury/głównych wartości

Na naszą kulturę składają się wartości, przekonania, postawy i zachowania, które podzielamy i stosujemy na co dzień. Nasze podstawowe wartości to cechy lub właściwości, które nie są tylko wartościowe: Reprezentują one nasze najwyższe priorytety, głęboko zakorzenione przekonania oraz podstawowe, fundamentalne siły napędowe. Uważamy, że jest to dobry moment, aby przyjrzeć się bliżej kulturze OUM.

Jeśli spojrzeć na podstawowe wartości większości firm, to wszystkie one mówią prawie to samo. Naszym celem jest odświeżenie istniejących wartości i znalezienie nowych sposobów na opracowanie rytuałów i metod, które pomogą nam żyć tymi pozytywnymi wartościami w sposób ciągły. Poprosiliśmy naszych młodszych liderów, aby zajęli się tym projektem od podstaw, tak aby stał się on czymś więcej niż tylko statyczną listą frazesów.

Cykliczne spotkania w ratuszu - komunikuj się, komunikuj się, komunikuj się

Te spotkania wideo stają się coraz ważniejsze w tym środowisku. Dają nam szansę zebrania wszystkich razem, aby przekazać to, co dzieje się w firmie od góry do dołu, a także zaprosić naszych wschodzących liderów, aby zaprezentowali niezliczoną liczbę konkretnych tematów (uczenie się i rozwój, zarządzanie wydajnością, coaching, pozyskiwanie talentów, rozwój biznesu itp.)

Zapisz się na

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

Rynek wewnętrzny

Poświęcamy dużo czasu i pieniędzy na budowanie marki zewnętrznej, tworzenie stron internetowych i marketing, aby zapewnić sobie wzrost i sukces. W 2021 r. zwrócimy szczególną uwagę na wykorzystanie tych zasobów i umiejętności do "marketingu" wśród naszych pracowników. Surowe informacje są wszędzie; kluczem jest ich synteza, uporządkowanie i wizualizacja w prosty, ale skuteczny sposób, aby przekazać wiedzę z efektem. Będzie to obejmować wiele obszarów tematycznych, w tym nasze najlepsze praktyki i narzędzia rozwoju biznesu, planowanie kariery, kulturę i wartości, doskonałość techniczną, działania na rzecz społeczności, profile pracowników i tyle fajnych rzeczy, ile tylko zdołamy. Celem jest zachęcenie do odwiedzania intranetu OUM, aby uzyskać dostęp do wszystkich tych informacji, zasobów i narzędzi.

Ryzyko związane z bezpieczeństwem

Środowisko pracy zdalnej stwarza jeszcze więcej zagrożeń dla bezpieczeństwa, takich jak niezabezpieczone sieci i hasła, kontrola nad wykorzystaniem zasobów firmy do celów osobistych i służbowych oraz ataki typu phishing, by wymienić tylko kilka z nich. W związku z tym zwiększamy świadomość w zakresie bezpieczeństwa poprzez obowiązkowe szkolenia i wykorzystywanie losowych wewnętrznych wiadomości testowych, aby nasi pracownicy mieli się na baczności! Kontynuujemy również prace nad udoskonalaniem naszych rozwiązań w zakresie oprogramowania w chmurze do zarządzania plikami i klientami.

Patrząc w przyszłość, będziemy nadal rozwijać i aktualizować nasze najlepsze praktyki. Niektóre z nich są kluczowe:

Zwracanie się do naszych pracowników o opinię poprzez spotkania i ankiety;
logowanie się i bycie dostępnym w komunikatorach internetowych;
Praktykowanie dobrej etykiety na spotkaniach, włączanie wideo i zwracanie uwagi na otoczenie;
Potwierdzanie otrzymanych wiadomości e-mail, określanie przybliżonego czasu rozwiązania problemu i podejmowanie odpowiednich działań;
Jak najczęstsze komunikowanie się z członkami zespołu;
Regularne sprawdzanie, co się dzieje;
Szukanie okazji do żartów i lżejszych rozmów;
Tworzenie dobrego środowiska pracy w domu;
Stwarzanie granic między pracą a życiem prywatnym; oraz
Zaplanowanie czasu na spotkania towarzyskie.

Jak w przypadku każdej zmiany, napotkaliśmy wyzwania, które posłużyły nam jako wnioski do udoskonalenia naszych najlepszych praktyk i rozszerzenia korzyści płynących z pracy zdalnej. Jednym z takich wyzwań była walka z ograniczającym przekonaniem, że ludzie muszą być w biurze 5 dni w tygodniu, aby wykonywać swoją pracę. W przeciwnym razie, w jaki sposób mogliby oni efektywnie obsługiwać naszych klientów, poszerzać swoją wiedzę techniczną i utrzymywać liczbę naliczonych godzin pracy? Było to szczególnie problematyczne w dziale podatkowym, ponieważ audytorzy nie powinni przebywać w biurze. Musieli raczej przebywać w biurach klientów! Kolejną przeszkodą było podwójne wyzwanie, jakim było zapewnienie pracownikom urlopów, a jednocześnie konieczność mikrozarządzania śledzeniem godzin. Spójrzmy prawdzie w oczy: Jesteśmy bandą księgowych, którzy lubią tworzyć arkusze kalkulacyjne.

Spędziliśmy dużo czasu nad tymi dwoma kwestiami i przed pandemią wdrożyliśmy zasady pracy zdalnej, pozwalające pracownikom różnych szczebli na pracę w domu w wyznaczone dni. Zaczęło się od kierowników, a potem przeszło na inne szczeble. Wyciągnęliśmy z tego wnioski, a następnie wzięliśmy głęboki oddech i postanowiliśmy wdrożyć politykę nieograniczonego płatnego urlopu (PTO). Wymagało to od nas ponownego przemyślenia sposobu działania i stworzenia procesu korzystnego dla obu stron, aby zapewnić równowagę między zapewnieniem naszym klientom nieprzerwanej, wysokiej jakości obsługi a daniem naszym pracownikom większej elastyczności.

Czego się z tego wszystkiego nauczyliśmy? Nauczyliśmy się, że przyszłość pracy w mniejszym stopniu będzie opierać się na absolutach, a w większym na elastyczności i zwinności. Dowiedzieliśmy się również, że samo ustanowienie najlepszych zasad i praktyk nie zapewni sukcesu. Aby zachować znaczenie i zrównoważony rozwój, trzeba dać swoim ludziom uprawnienia i zaufać im. Wyniki będą zdumiewające!