Jak księgowi mogą poprawić umiejętności komunikacyjne

Umiejętność dobrej komunikacji jest kluczowa w wielu dziedzinach życia, nie tylko w pracy. Ale jak poprawić komunikację księgowy-klient? Podzielimy się kilkoma wskazówkami, ale zanim to zrobimy, przyjrzyjmy się, dlaczego skuteczna komunikacja jest tak ważna.

Promuje przejrzystość i zaufanie

Jasna i spójna komunikacja pomaga budować zaufanie klientów, jednocześnie promując przejrzystość. Skuteczna komunikacja sprawia, że klienci wiedzą, jak i kiedy możesz spełnić ich potrzeby. Bycie uczciwym i szczerym w kwestii zmian cen lub polityki pomoże Ci również budować i pielęgnować relacje z klientami.

Tworzy lepsze doświadczenie dla wszystkich

Komunikacja tworzy lepsze doświadczenie dla Ciebie, Twoich pracowników i Twoich klientów. Dzięki jasnym zasadom i procedurom komunikacji, możesz zapewnić, że:

• Wszyscy są na tej samej stronie
• Klienci i pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje

Bez właściwej komunikacji nikt nie wie, kto co robi i kiedy zadania są wykonywane. Terminy nie są dotrzymywane, a informacje są źle przekazywane. Wynikające z tego zamieszanie będzie tylko frustrować klientów i Twój zespół.

Pomaga w budowaniu sprawniejszego przepływu pracy

Komunikacja może pomóc w usprawnieniu przepływu pracy. Badania wykazały, że komunikacja i współpraca mogą zwiększyć wydajność pracowników o 20-25 procent.

Gdy obowiązują standardowe procedury, klienci i pracownicy wiedzą, jak działają i czego mogą się spodziewać.

Bez procedur komunikacyjnych trudno jest wszystkim dogodzić i sprawnie wykonać zadania.

Ustanawia jasne granice

Poza poprawą efektywności i budowaniem zaufania, komunikacja pomaga również ustalić granice i chronić swój zespół. Klienci wiedzą, czego mogą oczekiwać od Twojej firmy i czego będą oczekiwać od nich. Na przykład, informowanie, że pracownicy są dostępni tylko w określonych godzinach i dniach tygodnia może chronić ich przed stresem i wypaleniem. Klienci są świadomi polityki firmy i powinni wiedzieć, że nie mogą oczekiwać odpowiedzi od zespołu poza tymi godzinami.

Ustalenie jasnych granic jest niezbędne w biznesie. Dzięki nim pracownicy nie będą przepracowani, obciążeni zadaniami lub wiadomościami, które pochłaniają zbyt wiele ich czasu.

Teraz, gdy już wiesz, dlaczego komunikacja jest kluczowa, przyjrzyjmy się, jak poprawić komunikację z klientem.

Jak poprawić komunikację z klientem jako księgowy?

Skuteczna komunikacja z klientem nie jest przypadkowa. Dobrze przemyślane zasady i procedury mogą pomóc zapewnić, że ty, twój personel, i twoi klienci są zawsze porusza się w kroku ze sobą.

Oto jak poprawić komunikację z klientami jako księgowy.

Załatw to od samego początku

Efektywna komunikacja powinna rozpocząć się od razu, podczas pierwszej rozmowy z potencjalnymi klientami.

• Zadawaj potencjalnym klientom pytania
• Dowiedz się więcej o ich potrzebach

Zrozumienie potencjalnych klientów i ich potrzeb może pomóc Ci znaleźć najlepszy sposób obsługi. W przeciwnym razie może się okazać, że dany prospekt nie jest odpowiednim wyborem dla Twojej firmy, a jego potrzeby mogą być lepiej zaspokojone gdzie indziej.

Bądź proaktywny w komunikacji

Przyjęcie proaktywnego podejścia do komunikacji może pomóc Ci uniknąć czkawki, zamieszania i wyzwań później na drodze. Podejdź do tego od samego początku, aby zapewnić swoim pracownikom i klientom lepsze ogólne doświadczenia.

Oto kilka wskazówek:

• Podczas wprowadzania klientów na rynek upewnij się, że rozumieją oni, jak będzie wyglądała współpraca z Twoją firmą. W jaki sposób będą odbywać się spotkania (wirtualnie, osobiście czy też w kombinacji)? Jak będziecie się komunikować i jak często? Jak mogą się z Tobą skontaktować, jeśli potrzebują pomocy lub mają pytania?
• Bądź uczciwy, szczery i dokładny, gdy wyjaśniasz swoje ceny. Jakie są Twoje opłaty? Co jest zawarte w opłacie? Co jest uważane za poza zakresem? Kiedy klienci powinni płacić i w jaki sposób? Cena może być ważnym czynnikiem dla klientów, więc bądź tak szczegółowy, jak to tylko możliwe, aby uniknąć nieporozumień i trudności.
• Upewnij się, że klienci rozumieją, czego się od nich oczekuje. Jak często będą musieli dostarczać informacje? Jakich terminów powinni być świadomi?

Przekazanie tych kluczowych szczegółów na wczesnym etapie pomoże zminimalizować opóźnienia, zminimalizować błędy i zapobiec zamieszaniu. Im bardziej wygodna i bezstresowa będzie Twoja usługa, tym bardziej prawdopodobne, że klienci pozostaną przy niej. Twoi pracownicy również będą mieli do czynienia z mniejszym bólem głowy i mniejszym obciążeniem pracą.

Stworzenie lub udoskonalenie systemu onboardingu może pomóc w zebraniu tych kluczowych szczegółów.

Usprawnij proces wdrażania do pracy

Wprowadzenie do pracy jest ważnym krokiem w budowaniu relacji z klientami. Właściwy proces wdrażania zapewnia, że każdy wie, czego się od niego oczekuje i jak będzie funkcjonować w miarę trwania relacji.

Podczas przyjmowania nowych klientów:

• Przekazuj informacje o tym, jak będzie wyglądała współpraca z Twoją firmą.
• Podkreślaj terminy. Na przykład, dokumenty podatkowe mogą być wymagane w określonym terminie, aby Twoja firma mogła wypełnić zeznania podatkowe.
• Przedstaw członków zespołu klientom, z którymi będą pracować. Wyjaśnij rolę członków zespołu, jak również rolę klienta.
• Upewnij się, że mają dostęp do portalu klienta (jeśli go używasz) i w razie potrzeby zapewnij im szkolenie.

Jeśli przejdziesz przez proces onboardingu prawidłowo, łatwiej będzie również utrzymać kontakt. To właśnie jest nasz następny punkt.

Utrzymuj kontakt

Skuteczna komunikacja oznacza również bycie konsekwentnym i utrzymywanie kontaktu z klientami.

• Spełniaj swoje obietnice w swojej części zaangażowania.
• Podawaj szybkie i proste aktualizacje, aby klienci byli na bieżąco.

Komunikacja nie musi być długotrwała. Klienci chcą być po prostu informowani o postępach i realizacji zadań.

Podsumowanie

Poprawa komunikacji księgowy-klient przyczyni się do poprawy ogólnego doświadczenia wszystkich stron. Aby uzyskać najlepsze rezultaty, należy zadbać o to od samego początku. Upewnij się, że każdy jest zawsze na tej samej stronie, wie czego się spodziewać i rozumie czego się od niego oczekuje. Jeśli uda Ci się osiągnąć ten cel, Twoja firma będzie na dobrej drodze do sukcesu.