Jak małe firmy mogą sprostać wyzwaniom związanym z płacami
Wyzwania związane z prowadzeniem małej firmy są liczne, a wśród nich jest lista płac, która może czuć się jak praca na pełen etat. Tutaj Bianca Mueller, CPB, community manager w Wagepoint, omawia wyzwania związane z płacami, przed którymi staną małe firmy w 2022 roku i oferuje swoje wskazówki, jak je pokonać.
Zainwestuj w oprogramowanie płacowe oparte na chmurze
Najlepszym sposobem dla właścicieli małych firm, aby zapewnić, że nadążają za zmianami w przepisach podatkowych federalnych, stanowych i lokalnych, jest zainwestowanie w oprogramowanie płacowe w chmurze.
"Nie ma łatwiejszego sposobu na zapewnienie dotrzymania terminów podatkowych niż korzystanie z rzeczywistego oprogramowania do płac. Są one obecnie tak przystępne cenowo i śledzą wszystko za Ciebie" - powiedział Mueller.
Podczas gdy niektórzy właściciele małych firm niechętnie inwestują w oprogramowanie do płac ze względu na koszty, w rzeczywistości zaoszczędzi im pieniędzy w dłuższej perspektywie, powiedział Mueller, a także oszczędza czas, ponieważ jest tak wydajny.
"Oprogramowanie oparte na chmurze jest na żywo i aktualizowane ze wszystkimi najnowszymi wymaganiami podatkowymi. Jeśli używasz oprogramowania stacjonarnego, te aktualizacje muszą odbywać się ręcznie. Oprogramowanie płacowe w chmurze automatycznie wykona obliczenia za Ciebie" - powiedział Mueller.
Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki pocztowejDołącz
do naszego newslettera, aby uzyskać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie dostarczane bezpośrednio na Twoją skrzynkę pocztową.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapiszsię
Płaca stała się ważnym tematem podczas pandemii COVID-19, ponieważ wiele firm, które ubiegały się o fundusze rządowe, musiało upewnić się, że są zgodne z przepisami i mają aktualne informacje, powiedział Mueller. Inwestowanie w oprogramowanie płacowe jest obecnie bezpiecznym zakładem.
"Właściciele małych firm powinni skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, a nie martwić się o nawigowanie zmian w ustawodawstwie rządowym wokół płac" - powiedział Mueller.
Przejdź na opartą na projektach metodę śledzenia produktywności pracowników
Śledzenie godzin pracy pracowników stało się trudniejsze podczas pandemii, ponieważ tak wielu pracowników pracuje teraz zdalnie i ma nietradycyjne harmonogramy.
"Pracownicy pracują teraz w domu i mogą rozłożyć swoje godziny na cały dzień, więc tradycyjny model pracy od dziewiątej do piątej jest jakby za oknem" - powiedział Mueller.
Chociaż niektóre firmy korzystają z oprogramowania, które pozwala menedżerom zobaczyć, kiedy pracownik jest "online", rzeczywista produktywność pracownika nie jest śledzona. Dlatego Mueller zaleca przejście na formę śledzenia opartą na projekcie, w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. Zaleca również kontynuowanie regularnych spotkań z pracownikami, aby zwiększyć ich odpowiedzialność. W ten sposób właściciele firm nie muszą się martwić o mikrozarządzanie pracownikami.
"Zauważam, że stanowiska pracy zdalnej w mniejszym stopniu skupiają się na reżimowych harmonogramach, a w większym na zadaniach i celach. Takie podejście sprzyja również współpracy w zespole i odpowiedzialności" - mówi Mueller.
To wiąże się z posiadaniem spójnej kultury cyfrowej" - powiedziała Mueller. Zaleca ona również właścicielom małych firm zatrudniających pracowników zdalnych, aby ocenili ich umiejętności cyfrowe. Niech wypełnią ocenę wstępną, aby określić ich gotowość do dostosowania się do nowej technologii.
"Pracodawcy powinni rozważyć podczas procesu zatrudniania, czy potencjalni pracownicy nie czują się komfortowo z technologią lub nie są elastyczni w używaniu nowego oprogramowania", powiedział Mueller.
Wybierz oprogramowanie płacowe z portalem pracowniczym, aby zachować bezpieczeństwo danych
Oprogramowanie płacowe z portalem pracowniczym pomoże zachować bezpieczeństwo danych, ponieważ gwarantuje prywatność. Pracownicy mogą korzystać z portalu, aby śledzić swoją historię płac, formularze podatkowe i informacje bankowe. Ponadto, w większości przypadków, portale pracownicze są wliczone w koszt oprogramowania.
"Dni wysyłania pocztą elektroniczną informacji o payslipach lub dokumentów formularzy podatkowych minęły, a przynajmniej powinny... nie używaj już poczty elektronicznej do przekazywania informacji o płacach!" powiedział Mueller.
Pracownicy mogą sami aktualizować swoje informacje bankowe i kontaktowe bezpośrednio w portalu, więc nie ma transferu danych, co jest dobre nie tylko dla utrzymania bezpieczeństwa informacji, ale także dla dokładności.
"Im więcej rąk, które go dotykają, tym większa szansa na błędy we wprowadzaniu danych" - powiedział Mueller.
Mueller zaleca również, aby ważne dokumenty pracownicze, takie jak wszelkie dokumenty będące częścią procesu onboardingu, były zdigitalizowane, zaszyfrowane hasłem i umieszczone we wspólnej lokalizacji online. W ten sposób istnieją ograniczenia dotyczące tego, kto ma do nich dostęp.
"W dziale płac będą osoby, które mogą zobaczyć wszystkie informacje i osoby, które mogą zobaczyć tylko niektóre z nich. Ograniczenie dostępu dotyczące tego, kto może zobaczyć i edytować informacje jest naprawdę ważne" - powiedział Mueller.
Uwaga na temat elastycznych opcji płatności
"Przyszłość płac jest wśród nas! A skoro skupiamy się obecnie na doświadczeniach pracowników, temat wygodnego wynagrodzenia zaczyna trafiać na pierwsze strony gazet" - powiedział Mueller.
Jedną z opcji jest płaca na żądanie, w której pracownicy otrzymują karty debetowe z dostępem do dotychczasowych wynagrodzeń, dzięki czemu nie muszą czekać do dnia wypłaty. Chociaż jest to dość proste do wdrożenia, Mueller powiedział, że wymaga więcej administracji płacowej.
Podczas gdy niektórzy pracodawcy zapewniają pracownikom i wykonawcom opcję płacenia za pomocą kryptowaluty, może to spowodować implikacje podatkowe, które mogą wpłynąć na wartość wynagrodzeń, powiedział Mueller. Podkreśliła znaczenie konsultacji ze specjalistą ds. Księgowości i przeprowadzenia należytej staranności przed wdrożeniem tej opcji.
"Nie zalecałbym właścicielom małych firm zbadania alternatywnych opcji płatności, jeśli przetwarzają listę płac ręcznie" - powiedział Mueller.
| To jasne, że Twoi klienci potrzebują pomocy w zarządzaniu przepływem gotówki. Rozwiń swoje możliwości biznesowe o krok dalej, opracowując ogólną strategię firmy, która zajmie się problemami przepływów pieniężnych klientów z małych firm. Z tego dokumentu dowiesz się, jak rozwiązać te problemy, zbudować strategię przepływu gotówki i jak podejść do krzywej uczenia się klientów, aby przybliżyć ich do znalezienia ukrytej gotówki.
Pobierz białą księgę |
