Jak technologia zmieniła księgowość?
Jeśli chodzi o dokonywanie wyborów w zakresie technologii, kluczem do sukcesu jest korzystanie z odpowiednich narzędzi, w czym księgowi są w dużej mierze nieaktywni.
Podczas swojego energicznego wystąpienia na konferencji AICPA Engage, Ford Baker i jego kolega Joe Abesamis omówili główną przeszkodę, przed którą stoją księgowi: fakt, że księgowość jest zawodem w dużej mierze reaktywnym.
Nie dość, że księgowi spędzają ponad 80 procent swojego czasu na upewnianiu się, że zeszłoroczne liczby są prawidłowo wprowadzane do zeszłorocznych formularzy, to technologia, która generalnie upraszcza przepływ pracy i ułatwia procesy, ma odwrotny wpływ na branżę. Według Joe, "Im więcej technologii wchłonęliśmy, tym mniej wydajni się staliśmy".
Zamiast doświadczać głównych korzyści płynących z technologii, która zazwyczaj sprawia, że skomplikowane rzeczy stają się proste, księgowi znaleźli się w obliczu zmagań z pewnymi poważnymi problemami związanymi z technologią w ciągu ostatnich kilku lat, kiedy nacisk na przyjęcie nowej technologii i zmianę zawodu stał się zbyt duży, aby nawet najzagorzalsi zwolennicy pióra i papieru mogli go zignorować.
W czym więc tkwi problem? Aby znaleźć odpowiedź na to pytanie, Ford przypomniał sobie czasy, kiedy pracował jako CPA w firmie zajmującej się przeprowadzkami i magazynowaniem. Dowiedział się, że kluczem do efektywności jest "dotknąć raz". Innymi słowy, umieszczać rzeczy we właściwym miejscu za pierwszym razem.
Jako przykładu użył firmy przeprowadzkowej, która miała wiele różnych magazynów, w których przechowywała rzeczy klientów. Ale zamiast przenosić skrzynie i pudła pomiędzy różnymi lokalizacjami wiele razy, co byłoby zarówno nieefektywne, jak i kosztowne, starali się umieścić wszystko we właściwym miejscu za pierwszym razem. Ta prosta zasada pozwoliła firmie zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.
Choć może się wydawać, że przeprowadzki i magazynowanie nie mają wiele wspólnego z księgowością, zasada "dotknij raz" jest w rzeczywistości kluczowa. W rzeczywistości, Intuit nazwał ją "jedną z najbardziej fundamentalnych zasad produktywności i zarządzania czasem", przyznając jednocześnie, że "w świecie przygotowania podatkowego jest to trudne do zrealizowania".
Jak księgowi mogą stosować te zasady?
Ford radzi, że księgowi muszą najpierw zdać sobie sprawę z tego, gdzie spędzają najwięcej czasu. Według Thomson Reuters, "CPA spędzi 40 procent swojego czasu na zbieraniu danych od klientów." Ponieważ tak wiele Twojej energii skupia się na tej części procesu, kluczowe jest upewnienie się, że wszyscy używają tego samego oprogramowania.
Zachęcaj klientów do korzystania z oprogramowania podatkowego, które uważasz za łatwe w użyciu, a także stwórz prosty proces onboardingu, który poprowadzi wszystkich tą samą ścieżką. Pomyśl o przycisku "kup teraz" w Amazonie. Choć nie oczekuje się od Ciebie, że będziesz tak zaawansowany technologicznie jak ten gigant sprzedaży detalicznej, pamiętaj, że najbardziej efektywne jest, gdy oprogramowanie wykonuje za Ciebie pracę związaną z gromadzeniem danych.
Po drugie, zorientuj się, gdzie występują problemy w Twoim przepływie pracy. Niektóre główne problemy w branży, z którymi borykają się wszyscy księgowi, to długie godziny pracy, wysoki poziom stresu związanego z pracą, wysoki wskaźnik rotacji pracowników i niski poziom zadowolenia klientów.
Chociaż nie wszystkie z nich mogą odnosić się do Ciebie i Twojej firmy, niektóre z nich będą. Te same dane Thomson Reuters wykazały, że 98 procent księgowych zgłosiło codzienny stres w pracy, podczas gdy 40 procent CPA sklasyfikowało swój poziom stresu jako "wysoki".
Co więcej, niska satysfakcja jest jedną z głównych przyczyn utraty klientów przez księgowych: 70 procent klientów szuka nowego CPA z powodu niezadowolenia. Wreszcie, należy pamiętać, że ponowne przeanalizowanie przepływu pracy może w rzeczywistości prowadzić do większych zysków: 75 procent klientów stwierdziło, że zapłaciłoby więcej, gdyby ich księgowy oferował również usługi doradcze. Innymi słowy, szukanie sposobów, w jakie technologia może zwiększyć Twoją efektywność, dosłownie się opłaci, ponieważ uwolni Twój czas i pozwoli Ci na rozszerzenie oferty usług.
Formuła zmian w księgowości
Kiedy już zidentyfikujesz problemy, nadszedł czas na wprowadzenie zmian. Ford proponuje następującą prostą formułę:
Simplify + Standardize + Automate = "Touch it Once."
1. Uproszczenie
Upewnij się, że wszyscy Twoi klienci przekazują Ci te same informacje w ten sam sposób. Przed technologią, klienci posiadający księgowych mieli bilanse, rachunki zysków i strat, bilanse próbne i inne przydatne informacje, podczas gdy ci bez księgowych mieli jedynie czeki i zestawienia. Po wprowadzeniu technologii, wszyscy klienci mają te dane. Powiedz swoim klientom dokładnie, czego będziesz od nich wymagał przed rozpoczęciem współpracy; w rzeczywistości stwórz listę kontrolną, której będą mogli przestrzegać.
2. Standaryzacja
Najbardziej efektywne firmy pracują przy użyciu spójnych standardów. Mają arkusz główny, niezbędne wypełnienia i podpisy od każdego klienta. Zrób szybki zamach firmy, aby upewnić się, że każdy korzysta z tego samego oprogramowania, i obejmują zarówno klientów, jak i pracowników w tym. Nikt nie powinien mieć różnych formatów dla tych samych zadań.
3. Automatyzacja
Ford odkrył, że najlepiej jest używać oprogramowania, które umieszcza numer konta każdego klienta na ich formularzach automatycznie, jak również wypełnia odpowiednie pola z właściwymi informacjami finansowymi. Szukasz, aby zaoszczędzić sobie czasu i energii, a wypełnianie formularzy jest prawdopodobnie jednym z najbardziej czasochłonnych zadań. Istnieje oprogramowanie, które wykona tę pracę za Ciebie.
Postępując zgodnie z tymi krokami, upewnisz się, że dotykasz każdego elementu danych raz i możesz poświęcić więcej czasu zarówno na dobre samopoczucie, jak i inne generujące zyski części swojej działalności.
