Księgowość

Jakie są implikacje prawne pracy zdalnej?

Podobnie jak wielu profesjonalistów, księgowi ponownie zastanawiają się nad tym, jak prowadzić działalność gospodarczą w obliczu pandemii. Dla wielu z nich, po kilku miesiącach dostosowań, działalność była kontynuowana jak zwykle w czasie kryzysu, z niewielkimi lub żadnymi zmianami w typowym dniu pracy. Jednak dla innych, okres pandemii stał się okresem ponownego odkrycia, w którym znaczna liczba profesjonalistów, takich jak prawnicy i planiści finansowi, ponownie przemyślała, co to znaczy "iść do pracy". Wśród najbardziej znaczących zmian jest decyzja o nieprzedłużaniu komercyjnych umów najmu biur i przekształceniu działalności ze środowiska biurowego na domową. Decyzja o przejściu z pracy w warunkach komercyjnych na pracę w domu może być skomplikowana, a dodatkową złożoność stanowią niezliczone kwestie prawne, które należy dokładnie rozważyć przed dokonaniem takiej zmiany.

Poza oczywistymi różnicami, które zazwyczaj odróżniają tradycyjną praktykę biurową od praktyki domowej (w tym dobrze zaopatrzona lodówka i spotkania przed prysznicem za pośrednictwem Zoom), istnieje szeroki zakres różnic jakościowych, które uzasadniają profesjonalną konsultację, jeśli nie natychmiastowe zmiany, aby lepiej chronić praktykującego w domu przed różnymi zobowiązaniami prawnymi. Te potencjalne zobowiązania obejmują kilka oczywistych i kilka mniej oczywistych kwestii. Do tych bardziej oczywistych należy aktualizacja polis ubezpieczeniowych od odpowiedzialności cywilnej pracowników i ogólnej odpowiedzialności cywilnej w celu uwzględnienia potencjalnej odpowiedzialności związanej z prowadzeniem spotkań z klientami z domowego biura. Mniej oczywiste kwestie mogą obejmować ocenę ryzyka związanego z używaniem przez pracowników osobistych pojazdów mechanicznych do prowadzenia działalności lub rozważenie możliwości, że Twój ukochany Goldendoodle może ugryźć Twojego najcenniejszego klienta podczas spotkania w Twoim domu. Wierzcie lub nie, ale takie incydenty zdarzają się na tyle często, że sensowne jest zbadanie ryzyka i przyjęcie środków w celu zmniejszenia odpowiedzialności i ubezpieczenia się od nich.

W prawie każdym stanie, właściciele firm, którzy zatrudniają pracowników w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, są prawnie zobowiązani do uzyskania ubezpieczenia Workers' Compensation w celu ochrony pracowników, którzy mogą doznać obrażeń w trakcie zatrudnienia. Roszczenia Workers' Compensation różnią się od tradycyjnych roszczeń o zaniedbanie lub roszczeń "deliktowych" tym, że poszkodowany pracownik nie musi udowodnić winy ze strony pracodawcy aby otrzymać odszkodowanie. Pytanie jest po prostu czy pracownik doznał urazu podczas wykonywania swoich zwykłych lub racjonalnie przewidywalnych obowiązków związanych z pracą. Podczas gdy większość księgowych i innych właścicieli firm jest świadoma potrzeby zabezpieczenia ubezpieczenia workers' compensation, to co może być mniej oczywiste, to różnorodność urazów, które mogą być wynikiem pracy w domu i, co ważniejsze, potencjalne zwiększone ryzyko roszczeń "osób trzecich" wynikających z tego samego urazu.

Roszczenia osób trzecich to takie, które są wnoszone przeciwko stronie innej niż pracodawca za obrażenia poniesione przez pracownika w trakcie jego zatrudnienia. Klasycznym przykładem sytuacji, która może skutkować roszczeniem strony trzeciej byłby wypadek samochodowy, w którym pracownik, podczas jazdy w sprawach służbowych, został uderzony przez pojazd prowadzony przez nietrzeźwego kierowcę. W takim przypadku, pracownik byłby prawnie upoważniony do dochodzenia roszczeń o świadczenia workers' compensation (zazwyczaj obejmujące część utraconych zarobków pracownika oraz opłacenie wszystkich rachunków medycznych związanych z wypadkiem), a także pracownik miałby prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu czynu niedozwolonego (lub roszczeń związanych z uszkodzeniem ciała) w formie roszczenia osób trzecich przeciwko kierowcy, który spowodował wypadek. W tym przypadku, osoba poszkodowana jest "pierwszą stroną", pracodawca jest "drugą stroną", a nietrzeźwy kierowca jest "trzecią stroną", która pozostaje odpowiedzialna za szkody cywilne wobec pracownika, który prowadził samochód.

Ale co się dzieje, gdy przyczyna obrażeń pracownika jest wynikiem wypadku mającego miejsce w domu, np. poślizgnięcie się i upadek w kuchni spowodowany rozlaniem kawy bez nadzoru? Podczas gdy przepis o wyłączności w większości praw pracowniczych uniemożliwia poszkodowanemu pracownikowi dochodzenie roszczeń z tytułu czynu niedozwolonego przeciwko właścicielowi firmy lub pracodawcy, może to nie mieć zastosowania, jeżeli współmałżonek właściciela firmy jest współwłaścicielem domu i mógł być odpowiedzialny za rozlanie kawy. W tym miejscu niezbędna staje się konsultacja z doświadczonym specjalistą ubezpieczeniowym. Wiele polis ubezpieczeniowych właścicieli domów wyklucza roszczenia za obrażenia powstałe w okolicznościach związanych z pracą. Z tego powodu, osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna zapytać o alternatywne lub dodatkowe ubezpieczenia, które wypełniłyby luki istniejące pomiędzy tradycyjnymi polisami dla właścicieli domów, ogólnymi polisami odpowiedzialności cywilnej i polisami workers' compensation.

Inne powszechne, ale często niedoceniane ryzyko dotyczy obrażeń spowodowanych przez pracownika lub "agenta" (osobę, która działa na rzecz "zleceniodawcy") podczas prowadzenia samochodu pracodawcy w celu załatwienia spraw związanych z pracą. Podobnie jak większość polis mieszkaniowych, wiele ubezpieczeń samochodowych wyklucza roszczenia, w których pojazd jest używany głównie do celów służbowych, a nie osobistych. Jeżeli pracownik posiada osobiste ubezpieczenie samochodowe, ale tylko minimalne, właściciele firm mogą wykupić ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za "nieposiadany pojazd", aby chronić firmę i pracownika przed roszczeniem z tytułu niedoubezpieczenia, które mogłoby skutkować roszczeniem z tytułu odpowiedzialności zastępczej wobec firmy.

Ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w domu, a w szczególności tej, która sprowadza klientów i inne osoby do domu, jest kategorycznie odmienne od ryzyka związanego z prowadzeniem działalności w warunkach komercyjnych. Wymagania prawa budowlanego i warunki zlecone przez Occupational Safety and Health Administration mogą prowadzić do drastycznych różnic pomiędzy wskaźnikiem ryzyka dla biur domowych i komercyjnych. Na przykład, spiralne schody pomiędzy dwoma piętrami mogą być dopuszczalne w warunkach domowych, ale zabronione w warunkach komercyjnych lub handlowych, ze względu na częstsze występowanie upadków związanych z takimi schodami.

Wniosek jest jasny: przejście z komercyjnej praktyki biurowej na domową wiąże się z różnymi rodzajami ryzyka i wymaga odpowiedniego ubezpieczenia, aby chronić siebie i swoją rodzinę przed nieubezpieczoną odpowiedzialnością cywilną. Przed dokonaniem takiej zmiany należy skonsultować się z prawnikiem, który posiada doświadczenie w prowadzeniu spraw sądowych o czyny niedozwolone, a także z doświadczonym specjalistą ubezpieczeniowym w celu zidentyfikowania i wyeliminowania lub znacznego ograniczenia ryzyka.

 

Zobacz również