Księgowość

Księgowy, który nie potrafił prowadzić ksiąg

21 czerwca 2022

Wszyscy zbyt często spotykamy się z sytuacją, w której właściciel małej firmy zatrudnia członka rodziny do pracy w firmie i po namyśle pyta, czy może on również prowadzić księgi rachunkowe. "Jasne" - odpowiada - "daj mi tylko kopię programu QuickBooks i na pewno sobie poradzę". Prawdziwy horror zaczyna się, gdy ich księgowy otwiera tę kopię QuickBooka, aby rozpocząć rozliczenie podatkowe.

Zapisz się na

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

przegap naszych najlepszych materiałów.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapisz
się

Najbardziej zapadł mi w pamięć przypadek chirurga, którego będę nazywał dr Backman. Opracował on innowacyjną i stosunkowo nieinwazyjną metodę operacji pleców, ale w przeszłości sparzył się, pracując dla dużych klinik ortopedycznych. Zatrudnił więc pielęgniarkę, młodszego chirurga na pół etatu, a do zarządzania recepcją zatrudnił siostrę swojej żony, którą będę nazywał Nadine.

Nadine pracowała już wcześniej z lekarzami i miała doświadczenie w prowadzeniu małej praktyki lekarskiej, ale jestem pewien, że nigdy nie prowadziła księgowości żadnego z nich. Chociaż dość wiarygodnie poradziła sobie z wnioskami bankowymi, to właśnie zestawienia przychodów przyprawiły mnie o gęsią skórkę.

W bilansie znajdowało się dokładnie pięć kont: gotówka, oszczędności, karta kredytowa, zobowiązania z tytułu podatków od wynagrodzeń i kapitał własny. Pomyślałem: "OK", to nowa praktyka i może to wszystko, co mają. Co dziwne, konto karty kredytowej miało saldo ujemne, ale rachunek zysków i strat był odwrotny.

Był to ogromny, 12-stronicowy dokument z setkami kont. Wyglądało na to, że za każdym razem, gdy Nadine za coś płaciła, dodawała kolejne konto rachunku zysków i strat.

Tak więc oprócz zwykłych rachunków, takich jak wydatki na płace i materiały biurowe, istniały rachunki na krzesła biurowe, płatność za remodel 1, płatność za remodel 2, aparat rentgenowski i opłaty za dzierżawę aparatu rentgenowskiego. Miała konta na komputer doktora Beckmana, swój komputer, faks, QuickBooks, notatniki, kawę na przerwę, ołówki i szwy.

Po stronie plusów można było łatwo zidentyfikować środki trwałe i płatności z tytułu pożyczek, ponieważ wszystko miało swoje własne konto. Po stronie minusów - kłopotliwe było przeklasyfikowanie wszystkich pozycji bilansu i skonsolidowanie pozycji rachunku zysków i strat w sensowne kategorie.

Musiałem poprosić ją o przefaksowanie mi umów leasingowych na cały sprzęt medyczny zakupiony przez praktykę. Na koncie karty kredytowej widniały tylko dokonane płatności, ale nie zakupy ani odsetki, więc musiałem uzyskać od niej wszystkie te dane i zaktualizować to konto.

Największym problemem dla doktora Backmana było to, że nie miał pojęcia, czy jego praktyka zarabia pieniądze, czy nie (Spoiler Alert

: nie zarabiała). Działał zupełnie po omacku. Szczególnie niepokojącą kwestią, którą zauważyłem, było to, że zobowiązania podatkowe z tytułu podatku od wynagrodzeń zdawały się rosnąć.

Po zakończeniu rozliczenia podatkowego za pierwszy rok i przekazaniu im wyczyszczonego pliku QuickBooks, spędziliśmy trochę czasu z nim i Nadine. Zaproponowaliśmy im, aby zatrudnili nas do prowadzenia miesięcznej księgowości i świadczenia usług doradztwa biznesowego.

Odrzucili naszą ofertę, ponieważ nie mogli tego zrobić bez obniżenia pensji dr Backmana. Jeśli chodzi o sprawy osobiste, Backmanowie byli nadmiernie zadłużeni - mieli duży dom i drogie samochody kupione w czasach, gdy dr Backman otrzymywał pokaźną pensję z dużej praktyki lekarskiej.

Ostrzegliśmy dr. Backmana przed niebezpieczeństwami związanymi z niepłaceniem podatków od wynagrodzeń. Spędziliśmy też trochę czasu z Nadine, aby nauczyć ją podstaw księgowości. Wyjaśniliśmy jej różnicę między kontami bilansu i rachunku zysków i strat oraz pokazaliśmy, jak korzystać z harmonogramów amortyzacji, które stworzyliśmy dla wszystkich umów leasingu sprzętu medycznego.

Mieliśmy nadzieję, że w kolejnym roku będzie lepiej i że posłuchają naszych ostrzeżeń, ale w kolejnym roku nie było lepiej. Nadine nadal księgowała opłaty leasingowe jako wydatki, na karcie kredytowej nadal panował bałagan, a na rachunku zysków i strat pojawiały się kolejne strony. Na większości z nich znajdowało się zaledwie kilka dolarów na jeden pojedynczy zakup.

Co bardziej niepokojące, na koncie zobowiązania z tytułu podatku od wynagrodzeń znajdowało się ponad 100 000 USD. Ponownie przeprowadziliśmy gruntowne czyszczenie pliku QuickBooks i ponownie ostrzegliśmy firmę, że IRS zazwyczaj jest dość surowy, gdy potrącone podatki nie są odprowadzane do IRS.

Praktyka nadal nie przynosiła dochodów i doktor musiał zwolnić swojego młodszego chirurga. Latem trzeciego roku działalności doktora Backmana dopadł go Urząd Skarbowy. Musiał wyciągnąć gotówkę ze swojego konta emerytalnego, aby zapłacić skarbówce tyle, żeby zwolnili zastaw na jego domu.

W końcu nie miał innego wyjścia, jak zamknąć praktykę. Zaciskając zęby, dr Backman wrócił do pracy w dużej klinice ortopedycznej. Jakie wnioski możemy wyciągnąć z tej przerażającej historii?

1. Wiedza specjalistyczna w jednej dziedzinie nie zawsze oznacza, że można prowadzić dochodowy biznes

. Jestem przekonany, że dr Backman był wspaniałym chirurgiem. Był również bardzo ciepłą i empatyczną osobą. Ale te cechy nie przełożyły się na dobre wyczucie biznesowe.

2. Biznesplan może stanowić różnicę między sukcesem a porażką

. Biznesplan i plan marketingowy doktora Backmana brzmiał zasadniczo: "Zbuduj to, a oni przyjdą". O ile sprawdziło się to w filmie "Pole marzeń", o tyle praktyka medyczna, zwłaszcza w tak niszowej specjalizacji jak chirurgia kręgosłupa, wymaga nieco większego planu, aby odnieść sukces. Pomaga w tym również marketing.

3. Trzeba płacić podatki od wynagrodzeń

. My, księgowi, dobrze o tym wiemy. Wielu z nas widziało katastrofy, które zdarzają się, gdy właściciele firm ignorują tę kwestię. Możemy przekazać naszym klientom wiele przestróg na temat tego, co może się stać z karami w funduszach powierniczych.

Ale niektórzy właściciele firm muszą się tego nauczyć w bardzo trudny sposób. Na szczęście dr Backman posłuchał naszej rady i zatrudnił świetnego adwokata podatkowego, któremu udało się zmniejszyć kary i odsetki. Mimo to było to bardzo bolesne finansowo dla doktora Backmana i jego żony.

4. Zatrudnij kompetentną księgową

. Nadine miała złote serce i świetnie współpracowała z firmami ubezpieczeniowymi, aby dr Backman otrzymał zapłatę. Ale właściciele firm potrzebują wiarygodnych ksiąg, aby podejmować decyzje dotyczące ich działalności. Dr Backman mógłby utrzymać się na rynku, gdyby skorzystał z naszej oferty pomocy w prowadzeniu księgowości i strategii biznesowej.

Prawdziwą tragedią w tym wszystkim było to, że dr Backman stracił swobodę dalszego wprowadzania innowacji w zakresie mniej inwazyjnych metod chirurgii pleców. Jako osoba, która przeżyła dwie operacje kręgosłupa, żałuję, że jego technika nie była dla mnie dostępna!