Księgowość

Lepsze wykorzystanie technologii i zasobów

20 czerwca 2022

Współautorką tego artykułu jest Liz Scott, Advanced Certified QuickBooks Online ProAdvisor i konsultant ds. profesjonalnych technologii księgowych.

Jako przedstawiciele tego zawodu, w ciągu tego roku nauczyliśmy się bardzo wiele na temat zarządzania zdalną siłą roboczą, ponownego przemyślenia zakresu i sposobu świadczenia naszych usług, a także o nowych i nieznanych nam dotąd zasobach i narzędziach, które pomogły nam w transformacji i adaptacji.

Nie da się ukryć, że firmy wirtualne o ugruntowanej pozycji na rynku miały przewagę nad konkurencją. Mogły od razu skupić się na potrzebach swoich klientów, nie rozpraszając się próbami dostosowania swojego zespołu, systemów i procesów do nowej wirtualnej rzeczywistości.

Zapisz się na

nasz BEZPŁATNY biuletyn e-mailowyNie

przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail *Podajadres e-mailZapisz
się

Ich doświadczenie sprawiło, że stali się cennym źródłem informacji nie tylko dla swoich klientów, ale także dla innych firm i nowych klientów, którzy próbują odnaleźć swoją drogę i utrzymać się na

powierzchni.

Choć może się wydawać, że udało nam się przebrnąć przez początkową fazę kryzysu, przed nami jeszcze długa droga.

Teraz nadszedł czas dla firm, aby poszukać zasobów i wdrożyć narzędzia, które zwiększą zaangażowanie zespołu oraz usprawnią procesy i komunikację z klientami. Na szczęście dla nas, istnieje mnóstwo zasobów i innowacyjnych sposobów na dostosowanie się do tych zakłóceń i znalezienie w nich możliwości!

Promuj zaangażowanie zespołu

Utrzymywanie kontaktu i zaangażowanie zespołu to prawdziwe wyzwanie w wirtualnej firmie. Na szczęście istnieją narzędzia i zasoby, które pomagają utrzymać organizację, realizację zadań i kontakt z pozostałymi członkami zespołu. Co więcej, wiele z tych narzędzi wchodzi w skład pakietów oprogramowania do zarządzania firmą, z których Twoja firma już korzysta, i są one stosunkowo łatwe do skonfigurowania i wdrożenia.

Microsoft Teams

: Jeśli Twoja firma korzysta z pakietu Microsoft Office, prawdopodobnie posiadasz już licencję na korzystanie z Microsoft Teams, aplikacji komunikacyjnej, która zapewnia bezpieczną platformę, na której Ty i Twoi pracownicy możecie rozmawiać na czacie, prowadzić wideorozmowy, udostępniać pliki, linki i inne informacje oraz pozostawać w kontakcie przez cały dzień, nie wpadając w pułapkę poczty elektronicznej.

Google Hangouts i Grupy

: Jeśli jesteś użytkownikiem G-Suite, masz do dyspozycji Google Hangouts i Grupy, które zapewniają podobne funkcje i są w pełni zintegrowane z Kalendarzem Google i Gmailem.

Slack

: Nie korzystasz z usług firm Microsoft ani Google - nie ma problemu. Slack to oryginalna platforma komunikacyjna, oferująca konfigurowalne przestrzenie robocze, w których można czatować, udostępniać pliki oraz nawiązywać połączenia wideo lub głosowe. Każdy obszar roboczy może mieć wiele kanałów, aby komunikacja na określone tematy odbywała się w jednym miejscu, a ponadto ma imponującą funkcjonalność wyszukiwania.

Wszystkie te trzy platformy integrują się z setkami innych aplikacji, zarówno bezpośrednio, jak i za pośrednictwem platform automatyzacji, takich jak Zapier i Microsoft Power Automate, zapewniając elastyczność w tworzeniu niestandardowych powiadomień i przepływów pracy w całej firmie, dzięki czemu wszyscy czują się na bieżąco.

Zmień doświadczenia klientów

Najbardziej dotkliwą zmianą, jakiej doświadczyliśmy w czasie pandemii, jest utrata spotkań osobistych. Trudno było nam się przyzwyczaić do dystansu społecznego, a nic nie jest w stanie zastąpić rzeczywistej interakcji i kontaktu międzyludzkiego. Nie dziwi więc fakt, że akcje Zoom są bardzo wysoko notowane (miejmy nadzieję, że byłeś jednym z tych, którzy weszli wcześniej!) i wszyscy z nich korzystają.

W rzeczywistości nasi klienci mają różne umiejętności techniczne, a to, co dla jednych może wydawać się proste i łatwe w obsłudze, dla innych może być przytłaczające i trudne. Do nas należy zaprojektowanie takiego środowiska pracy klienta, które będzie jak najłatwiejsze i sprawi, że nasi klienci poczują się komfortowo. Jednym ze sposobów, aby to osiągnąć, jest aktywne informowanie o swoich oczekiwaniach i zapewnianie wsparcia, które pomoże im się zaaklimatyzować.

Podczas kilku pierwszych tygodni pandemii wiosną ubiegłego roku, moja firma oferowała cotygodniowe spotkania z samouczkami Zoom, aby pomóc klientom poczuć się komfortowo w dołączaniu do spotkań i uczestniczeniu w nich. Tworzenie filmów instruktażowych może być pomocne i stanowi ogromną oszczędność czasu w procesie coachingu.

Sposoby, dzięki którym klienci mogą czuć się komfortowo, używając technologii do komunikacji z Tobą, to m.in:

• Stworzenie zarówno pisemnego, jak i wizualnego przewodnika, którym można podzielić się z klientem przed spotkaniem (Loom lub CloudApp to świetne narzędzia do udostępniania filmów).
• Bądź cierpliwy i miej pod ręką zrzuty ekranu z ich doświadczeń, aby móc im pomóc
• Podczas każdego spotkania należy przewidzieć dodatkowy czas na wypadek problemów technicznych. Używamy ustawień Kalendarza Google, aby dodać 10-minutowy bufor między spotkaniami.
• Organizuj webinaria szkoleniowe online (lub wirtualne sesje typu "lunch i nauka"), podczas których przedstawiasz klientom nowe technologie i procesy, a następnie nagrywaj je, aby móc udostępnić im film do wglądu po spotkaniu.

Usprawnij swoje procesy

Po przeczytaniu ostatniej części, założę się, że myślisz sobie: "Heather, to brzmi świetnie, ale ja nie mam czasu na rozpieszczanie moich klientów. Mam tyle pracy do wykonania!". I masz rację, ale właśnie w tym momencie wkracza automatyzacja.

Poświęcając czas na stworzenie zautomatyzowanych procesów i szablonów, możesz świadczyć usługi na najwyższym poziomie bez większego wysiłku. Poniżej znajduje się lista łatwych do wdrożenia automatyzacji, które możesz wprowadzić już teraz, aby pomóc sobie w okresie wzmożonego ruchu i jednocześnie zapewnić klientom doskonałą obsługę:

1. Stwórz szablony wiadomości e-mail z najczęściej zadawanymi pytaniami i prośbami

. Nasza firma ma całą bibliotekę szablonów wiadomości e-mail dotyczących niemal wszystkiego. Szablony te pozwalają naszemu zespołowi odpowiedzieć na potrzeby klienta bez konieczności poświęcania cennego czasu na ponowne tworzenie koła za każdym razem.

Niektóre przykłady to instrukcje dotyczące dodania nas do oprogramowania księgowego, sposobu uzyskania dostępu do naszego systemu DMS i zresetowania hasła, prośby o formularze W-9 i W-4 z bezpiecznym linkiem do ich przesłania, listy związane z różnymi pytaniami księgowymi i podatkowymi.

2. Utwórz predefiniowane szablony folderów dla swojego oprogramowania do zarządzania dokumentami

. Używanie standardowej struktury folderów dla wszystkich klientów ma po prostu sens. Łatwiej jest znaleźć dokumenty, gdy wszyscy klienci mają taką samą strukturę.

Szablony folderów można tworzyć w każdym systemie zarządzania dokumentami, a następnie kopiować je za każdym razem, gdy przyjmujesz nowego klienta. Utwórz folder nadrzędny, a następnie dodaj puste podfoldery, aby stworzyć strukturę, która ma sens dla Twojej firmy. Poświęcenie 15 minut na wypełnienie pustego szablonu pozwoli Ci zaoszczędzić 15 minut za każdym razem, gdy będziesz przyjmować nowego klienta. Co byś zrobił, gdybyś miał dodatkowe 15 minut?

3. Korzystaj z szablonów i innych zasobów udostępnianych przez stowarzyszenia i partnerów

. Czy wiesz, że wiele stowarzyszeń i aplikacji udostępnia darmowe lub tanie szablony zaprojektowane specjalnie dla księgowych? Tak, AICPA posiada całą bibliotekę darmowych szablonów listów i szablonów obiegu dokumentów dostępnych dla swoich członków.

Niektóre z tych zasobów są dostępne dla wszystkich członków, a niektóre są dostępne tylko dla członków, którzy wykupią określone sekcje, np. podatkową lub non-profit. Sekcje te kosztują kilkaset dolarów rocznie, ale mogą zaoszczędzić wiele godzin czasu i wysiłku podczas przekazywania informacji lub tworzenia pism. Firma ADP udostępnia bezpłatne szablony pism za pośrednictwem platformy Accountant Connect i współpracy z firmą CCH, a także bezpłatną subskrypcję programu Intelliforms.

Wnioski

Pandemia 2020 roku zmieniła sposób prowadzenia działalności gospodarczej, moim zdaniem na zawsze. Nasi klienci liczą na to, że to my wytyczymy drogę. Mam nadzieję, że te wskazówki i narzędzia choć trochę ułatwią Ci podróż. Pamiętajcie, że wszyscy jesteśmy w tym razem.

Chcesz poznać więcej praktycznych wskazówek dla swojej praktyki? Dołącz do Heather w środę 21 października o godz. 12:00 EDT, aby wziąć udział w BEZPŁATNYM kursie CPE, podczas którego wraz z ADP przedstawi 5 kroków do standaryzacji wewnętrznych procesów firmy w wirtualnym świecie.