Opowieść o niekompetentnym właścicielu firmy

Co zrobić, gdy właściciel firmy wyraźnie nie ma pojęcia, jak prowadzić swój mały biznes? Mam nadzieję, że uda ci się wyjść, zanim wszystko się zawali!

Zanim zostałem CPA, podjąłem pracę na pół etatu w alternatywnej firmie zdrowotnej w Madison, Wisconsin. Byłam w trakcie przerwy w pracy i potrzebowałam czegoś, co pozwoli mi przetrwać do czasu, gdy zorientuję się, jaki będzie następny rozdział mojego życia. Właściciel, którego będę nazywał "Daniel", miał dwa oddzielne, ale powiązane biznesy: sklep, w którym sprzedawał alternatywne środki zdrowotne i książki, oraz wysyłkową aptekę homeopatyczną.

Apteka homeopatyczna była czcigodną instytucją, założoną w Chicago w 1912 roku. Daniel kupił ją pod koniec lat 70. i przeniósł do magazynu w Madison.

W czasach swojej świetności firma produkowała i rozprowadzała leki homeopatyczne w całym kraju. Kiedy dołączyłem do firmy, maszyny zostały już dawno sprzedane i pozostały po nich tysiące galonowych słoików z identycznie wyglądającymi tabletkami oraz biblioteka oprawionych w skórę podręczników medycznych z początku XX wieku.

Pracowałem głównie w magazynie, gdzie przygotowywałem zamówienia do wysyłki. Mój starszy współpracownik, Art, pakował te zamówienia do wysyłki. Art pracował w aptece homeopatycznej przez całe swoje życie zawodowe, od lat młodzieńczych.

Art spędzał kilka godzin dziennie na starannym pakowaniu małych szklanych słoików z tabletkami i pakowaniu ich do małych pudełek do odbioru przez UPS. Według Arta, niektóre z tabletek w tych słoikach zostały wyprodukowane ponad 50 lat wcześniej, ale natura tych leków sprawiła, że nigdy nie straciły one swojej mocy. Praca Arta była dość lekka, a kiedy codzienne zamówienia były już zrealizowane, drzemał w fotelu przed telewizorem.

Moja pierwsza wskazówka, że coś jest nie tak z Danielem, pochodziła od przyjaciółki, która połączyła mnie z tą pracą. Ostrzegła mnie, że czasami jego czeki się odbijają, więc muszę być pewna, że mam na koncie wystarczająco dużo gotówki, aby pokryć ewentualne braki. Powinienem też zawsze pamiętać o tym, by w dniu wypłaty osobiście odebrać swój czek. "Nigdy nie ufaj mu, gdy mówi 'czek jest na poczcie', bo tak nie będzie" - ostrzegła.

Następna wskazówka pochodziła od Arta. Zrzędził do mnie, że on dostaje tylko minimalną stawkę, ale ja dostaję o 2 dolary więcej za godzinę, mimo że jestem nowym pracownikiem.

Daniel powiedział mu, że to dlatego, że mam licencjat z biochemii, więc jestem bardziej wartościowy. Nieważne, że wykształcenie średnie było ledwie wymagane do wykonywania moich obowiązków.

Mniej więcej wszystko, co robiłam, to napełnianie szklanych butelek tabletkami i wpisywanie nazw lekarstw na etykietach. Nie miało dla mnie sensu, że ktoś, kto spędził życie pracując dla tej firmy, otrzymywał jedynie minimalne wynagrodzenie.

Kolejna wskazówka pochodziła z chaotycznego sposobu, w jaki Daniel prowadził swój biznes. Wyglądało na to, że nigdy nie zamawiał zapasów, dopóki nie skończyły mu się całkowicie. To oznaczało, że musiał płacić dodatkowo za dostawę z dnia na dzień. Wydawało się, że przechodzi z kryzysu do kryzysu.

Miał też ogromną listę zaległych zamówień, które mogły przynieść firmie bardzo potrzebną gotówkę. Jednak polityka firmy od dawna zakładała, że najpierw wysyłamy, a później odbieramy pieniądze. Zatrzymywał zamówienia dla swoich powolnych płatników. Kolejna bardzo wyraźna wskazówka pojawiła się, gdy zadzwonił Urząd Skarbowy.

Pewnego ranka Daniel i ja byliśmy w magazynie, gdzie gorączkowo krzątał się, próbując zaradzić jakiemuś codziennemu kryzysowi, który wybuchł. Do drzwi zapukał mężczyzna w garniturze z teczką.

"Dzień dobry. Jestem z Urzędu Skarbowego i przyszedłem sprawdzić pańską dokumentację płacową. Firma ta zalega trzy kwartały z wypełnianiem raportów podatkowych dotyczących płac i cztery kwartały z płaceniem podatków od płac. Kilkakrotnie kontaktowaliśmy się z panem drogą pocztową, ale nie otrzymaliśmy żadnej odpowiedzi".

Daniel rozmawiał z agentem przez na wpół otwarte drzwi, ale nie wpuścił go do środka. Jak słuchałem, okłamał agenta IRS. "Przykro mi, ale nie ma tu żadnych dokumentów. Wszystkie moje dokumenty biznesowe są w mojej innej lokalizacji". To nie była prawda, była szafka na akta nie 10 stóp od agenta IRS z gąszczem paragonów i timesheets.

"Jestem w trakcie komputeryzacji moich dokumentów biznesowych," kontynuował Daniel. "Dostanę te raporty złożone tak szybko, jak tylko będę mógł". Ta część była co najmniej wątpliwa.

Był rok 1989 i komputery dopiero wprowadzano do małych firm. Daniel miał w swoim sklepie wczesny model Macintosha i z dumą opowiadał mi o tym, że jest w trakcie komputeryzacji swojego biznesu.

Z tego co mogłem powiedzieć, to wszystko co robił ze swoim Maciem i Apple ImageWriter to drukowanie etykiet dla niektórych środków, które robił w sklepie. Moje czeki z wypłatami były wypisywane ręcznie i towarzyszyła im mała kartka papieru, na której widniały jego obliczenia od przepracowanych godzin do wynagrodzenia netto.

Na szczęście znalazłam lepiej płatną pracę na uniwersytecie i zostawiłam Daniela i Arta, aby poradzili sobie z zamówieniami beze mnie. Daniel trzymał się jeszcze przez kilka lat, prawdopodobnie licząc na lodowate tempo procesów IRS.

Później dowiedziałem się, że IRS przejął firmę Daniela i wystawił ją na aukcji. W ten sposób ten szanowany biznes umarł.

Kilka wskazówek dla niezorientowanych

Daniel nie różnił się zbytnio od wielu właścicieli małych firm, z którymi pracowałem po latach jako CPA. Oto kilka rzeczy, które pomogłyby mu (i każdemu z Twoich klientów, którzy mogą brzmieć podobnie do Daniela):

• Wymagaj od klientów, aby płacili z góry za swoje zamówienia. Oprócz przyspieszenia cyklu gotówkowego, zaoszczędziłby 500 dolarów, które płacił mojemu przyjacielowi co miesiąc za pisanie i wysyłanie faktur.
• Projekcje przepływów pieniężnych. Dając Danielowi pojęcie o czasie wpływania i wypływania gotówki, pomógłby mu zaplanować wydatki, takie jak depozyty podatkowe.
• Przejęcielisty płac. Daniel był miłym facetem, ale przerastało go to, że próbował prowadzić dwa biznesy. Pozwolenie komuś innemu na zajęcie się papierkową robotą pomogłoby mu skupić się na tym, w czym był najlepszy i mogłoby uratować jego firmę.
• Przejmij księgowość. W 1989 roku księgowość była prowadzona nieco inaczej niż dziś, ale zlecenie profesjonaliście monitorowania przychodów i wydatków mogło pomóc mu uniknąć problemów, które kosztowały go utratę firmy.
• Posiadanie podstawowej edukacji biznesowej. Daniel był pasjonatem naturalnego zdrowia. Ale, jak wielu innych przedsiębiorców, którzy podążają za swoją pasją, nie miał pojęcia, jak prowadzić firmę.

Jak na ironię, Daniel cieszył się reputacją odnoszącego sukcesy lidera biznesu w Madison. Jednak moje doświadczenie z pracy dla niego malowało go w zupełnie innym świetle, delikatnie mówiąc. Cieszę się, że żadna z moich wypłat nie została zrealizowana!