Przewodnik po dopasowywaniu czeków w QuickBooks Online
Jeśli jesteś użytkownikiem QuickBooks Online (QBO), wiesz, że podstawową funkcją QBO jest połączenie Twoich instytucji finansowych z QBO za pomocą kanałów bankowych - zazwyczaj są to konta czekowe, oszczędnościowe i karty kredytowe.
Zalecanym sposobem postępowania jest wstępne wprowadzanie transakcji do QBO, a gdy transakcje pojawią się w kanałach bankowych, zostaną one wyświetlone jako Dopasowane. Oznacza to, że QBO rozpoznaje, że dana transakcja istnieje już w księgach i proponuje użytkownikowi Dopasowanie transakcji z banku do wstępnie wprowadzonej transakcji w QBO.
Jeżeli transakcja opiewa na bardzo konkretną kwotę, powiedzmy $53.42, kliknięcie "Dopasuj" nie stanowi żadnego problemu, ponieważ jest mało prawdopodobne, że wstępnie wprowadzona transakcja na tak konkretną kwotę nie będzie pasowała do transakcji pobranej z banku. Wyjątki mają zastosowanie (być może klient rzeczywiście ma miesięczną opłatę za $53.42 każdego miesiąca), dyskusja o $53.42 jest tylko przykładem.
Oto, na co będziemy patrzeć w tym poście. W tym przypadku, jest to firma prawnicza specjalizująca się w prawie imigracyjnym, z dziesiątkami czeków napisanych każdego miesiąca do rządu federalnego w Departamencie Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Wszystkie kontrole są wstępnie wprowadzane do QBO, a następnie transakcje przybywają w paszy bankowej jako Mecz. Może to być bardzo łatwe do przypadkowego dopasowania czeku do niewłaściwej wstępnie wprowadzonej transakcji.
Oto jak QBO rozwiązuje ten problem - możesz kliknąć na transakcję, aby zobaczyć wszystkie możliwe dopasowania, a następnie wybrać właściwe dopasowanie. Na poniższym zrzucie ekranu, czek 3627 na kwotę $460.00 pojawił się w banku, a QB znalazł 10 możliwych dopasowań. Co należy zrobić?
Aby znaleźć i dopasować właściwy czek, kliknij na wiersz transakcji w kanale bankowym, aby zobaczyć wszystkie 10 możliwych dopasowań. Będzie to wyglądało tak jak poniżej:
Jak widzisz, na samym dole zrzutu ekranu, bank feed pokazuje słowa "BANK DETAIL Check 3627" - teraz wiesz, że czek 3267 jest tym, co musi być dopasowane. Spójrz na wszystkie 10 możliwych opcji i wybierz czek 3627 (zaznaczony na żółto). Prawidłowy czek został teraz dopasowany w QBO.
Pamiętaj - to działa tylko wtedy, gdy przestrzegany jest właściwy tok pracy, czyli wstępne wprowadzanie transakcji do QBO, tak aby pojawiły się one jako Dopasowanie w feedzie bankowym. Wielu z naszych klientów lubi pozwolić, aby wszystkie transakcje pojawiły się w kanale bankowym, a następnie zaksięgować je bezpośrednio stamtąd, ale nie jest to zalecany przepływ pracy w QBO, z wielu powodów. Dopasowanie niewłaściwego czeku do niewłaściwej transakcji jest jednym z tych powodów.
Wniosek
Kiedy właściwy przepływ pracy QBO jest wykorzystywany, dopasowanie transakcji w kanałach bankowych jest szybkie, łatwe i dokładne. Kiedy wiele transakcji są wstępnie wprowadzane do QBO, które mają tego samego odbiorcę i / lub tej samej kwoty czeku, należy kliknąć na transakcji i wybrać odpowiedni mecz, klikając "Match", a następnie uzgodnienia bankowe na koniec okresu będzie proste.
